Günümüzde işletmeler hem muhasebe alanında hem de diğer döküman sağlayan bölümler için işlemleri kolaylaştıracak, maliyetlerini minimal düzeye indirecek aynı zamanda da zamandan tasarruf edecek çözümler üretmenin peşindedir. Bu noktada işletmeler pandemi döneminden başlayarak, değişim gösteren çalışma sistemi ile kağıt ve evraklara her yerden istedikleri anda ulaşmak için dijitale geçiş dönemini hızlı bir şekilde sağlamışlardır.

Firmalarda Dijitalleşme Dönemi

İşletmelerin dijital döneme geçişleri çok hızlı bir şekilde olmuştur. Firma için dijitalleşme hem çok büyük kolaylıklar yaratmakta hem de firmaya teknolojik faydalar sunmaktadır. Dijital sistemin en önemli özelliği kağıtsız çalışma ortamı sağlamasıdır. Firma bu konuda gerekli kalabalıktan kurtularak daha rahat bir çalışma sistemi sağlamaktadır. Pandemi döneminde birçok çalışan evden çalışma şeklinde firmaya yarar sağlamıştır. Bu nokta da firma hem çalışma sistemini değiştirmiş hem de her konuda olursa olsun döküman işlemlerine kolayca ulaşım sağlamaktadır.

Dijitalleşme firma için sadece verilerinin elektronik bir platforma aktarılması değil, aynı zamanda bu platformların son derece etkin bir biçimde kullanılması ve geliştirilmesi anlamına da gelmektedir. Günümüzde firmalara baktığımız zaman, genelde her firma; teknolojik gelişmelerden faydalanarak iş hayatının her alanında uygulanacak yeni ve yenilikçi çözümler üretmektedir.

Dijitalleşme aynı zamanda iklim değişikliğine bağlı olarak, küresel ısınmanın azaltılması kapsamında da birçok fayda sağlamaktadır. Bu kapsamda değişen iklim faktörlerine bağlı olarak; dijital sistemde yarar sağlayan tasarruflar hem firma için hem de tüm dünya genelinde sorun oluşturan küresel ısınma problemine çözüm üretmektedir.

Firmalarda Dijitalleşmenin Önemi

Firmalar için en önemli hedef daima teknolojik gelişmeleri takip ederek hem rekabet anlamında hem de iş kolaylığı anlamında şirketini daima önde tutmaktır. Bu anlamda; dijital dönüşüm sağladığı bütün faydalarla, firmaların dijital ortamlarda çok daha kolay rekabet etmesine ortam hazırlamaktadır. İş yerinde dijitalleşme ürün ya da hizmet alanlarına, iş akışına ve stratejilerine çok büyük katkıda bulunmaktadır. Bu süreçte firma için çok büyük gelişme sağlanır, firma hem teknolojik hem de iş işleyişi açısından çok büyük ve güçlü adımlar atarak, gelişir ve güçlenir.

Dijitalleşme çalışanlar ve firmalar için; vakitten ve maliyetlerden tasarruf etmenizi sağlayan önemli bir etkendir. Şirket içi karar almada, bu kararı uygulamada, sonucunda geliştirmede büyük oarnda hız sağlamaktadır. Müşterinin firmadan istemiş olduğu bilgiye, müşteri isteklerine, finansal raporlara ve hedeflere ulaşmada çok büyük oranda hız sağlar.
Firma için kamusal, hukuksal ve vergisel işlemlerden kaynaklı olan riskleri en az seviyeye indirmektedir.

Firmalarda Dijitalleşmenin Faydaları

Bir işletme için dijitalleşmek kağıtsız çalışmak anlamına gelmektedir. Günümüzde
dijitalleşmenin faydaları hem çevresel faktörler açısından hem de firma açısından son derece faydalıdır. Dijitalleşmenin en büyük faydalarından biri de kağıt tüketimini azaltarak; doğanın korunmasına destek olması ve bu sistemden dijital evrak sistemine geçerek, evrakların kolayca bulunması, kısa sürede gönderilmesi, hızlı bir sistemle alınması, saklanması gibi işlemlerin zamandan ve efordan tasarruf ederek yapılmasıdır.

Günümüzün en büyük sorunu olan pandemi; hem şirketleri hem de çalışanları oldukça fazla etkilemiş kişiler gerekli önlemleri alma çabasına girmişlerdir. Pandemi sürecinde kişiler arasında enfeksiyon riskini minimal düzeye indirmek amacı ile; çalışanlar arasında elden ele dolaşan kağıtları dijital ortamlara taşımak sağlığınız açısından son derece önemli bir etkendir. Bu sayede muhasebe alanının kağıtla değil de dijital sistemler kullanılarak yapılması; fiş ve faturaların dijitalleşmesi hem firmanın işini kolaylaştırır hem de sağlıklı bir çalışma ortamı kazandırır.

Şirketler çalışma ortamları daima temiz ve toplu olmak zorundadır. Bu noktada dijitalleşme çalışan kişilerin dağınık bir ortamdan kurtulmasını sağlamaktadır. Bu da çalışanların odaklanmalarına, aradıkları evrakı anında aramadan bulmalarına yardımcı olmaktadır. Kağıt kullanılmayan bir çalışma ortamında masanızda gerekli gereksiz tüm evraklardan kurtulursunuz.

Ofiste kullanılan; dijital dosyalar, fiziksel dosyaların bulunduğu dolaplardan çok daha az yer kaplamaktadır. Bu noktada bir dosya aradığınız zaman verilere çok daha hızlı ve kolay ulaşılır. Çalışanların zaman kaybını önlemektedir.

Pandemi döneminde değişen çalışma koşullarına bağlı olarak değişen evde çalışma sistemi birçok kişiyi bu konuda rahatlatmıştır. Kişiler evden çalışma sistemine geçtikleri zaman; ofis içinde bulunan dosyalarını bırakıp evden bilgisayar üzerinde çalışmalarını yapabilmektedirler. İstedikleri verilere çok kolay ve hızlı bir şekilde erişim sağlarlar.

Dijitalleşme ile birlikte kağıtsız sistemler sayesinde; müşteri verilerine de çok daha hızlı ulaşabilir, bu verileri daha hızlı bir şekilde kontrol edip, onlara özel hazırlamış olduğunuz promosyonları veya duyuruları kolayca elektronik posta yoluyla istediğiniz an gönderebilirsiniz.

Banka sektöründe de çok fazla yarar sağlayan dijitalleşme; banka işlemlerinde kağıt kullanmayı bırakıp, internet bankacılığı sistemine geçildiği zaman, müşteriler banka hesaplarına 7/24 erişim sağlamaktadırlar. Ayrıca; istedikleri her an her yerde tüm bankacılık işlemlerini internet üzerinden kolay bir şekilde tamamlayabilirler.

Dijitalleşme internet siteleri, online mağazalar, ve buna benzer araçlar aracılığıyla, firmaların ve satış kanallarının görünürlüğü arttırmaktadır. Müşteriler için sağlanan ürünlerden ve hizmetlerden müşterinin haberdar olması kolaylaşır.

Dijitalleşme şirket içinde verimliliği arttırmaktadır. Çalışanın daha çok bilgiye sahip olması, sahip olduğu bilgiyi doğru yorumlaması, teknolojik araçları amacına uygun kullanması çalışan kişinin daha verimli ve daha yaratıcı olmasını sağlamaktadır.

Dijital Arşiv Kullanılabilecek Applerin Kullanımları

Dijitalleşme sayesinde çalışan kişiler nasıl bir şekilde ve nerede ne zaman çalışacaklarını kendileri seçebilmektedir. Tüm şirket veri ve bilgileri dijital formatlara çok basit bir şekilde dönüştürülebilmektedir. Bu bilgiler ve veriler dijital platformlarda kolayca saklanabilir ve mobil cihazlar sayesinde istediğiniz her zaman, nerde olursanız olun erişime açık oluyorlar.

İşletmeler dijital sisteme geçtikten sonra kullanım açısından da farklı yöntemler denemektedirler.
Ofiste bulunan tüm veri ve bilgileri dijital ekrana taşımak çalışan için oldukça kolay bir işlemdir. Çalışanlar için dijital arşiv yapılabilecek applerin kullanımı oldukça gerekli bir işlemdir. Tüm işlemlerini app üzerinden yapan firma çalışanı arşivleme sistemi ile hem kolay bir çalışma sistemi hem de düzenli bir planlama sağlamış olur.

İşletme çalışanı app kullanımı konusunda gerekli işlemleri yaptıktan sonra her yerde her an istediği veriyi istediği kişiye ulaştırabilmektedir.

İş süreçleri, yeni teknoloji trendlerinin ortaya çıkmasıyla derinden gelişti, ancak mobilite açısından henüz beklenen sıçramayı yapamadılar. Flovo, işletmeler için karmaşık iş süreçlerini kolaylaştırmalarına yardımcı olan yapay zeka destekli, kullanımı kolay mobil çözümler sağlar. Bunu yaparken, üretkenliği artırmayı, genel çalışan deneyimini geliştirmeyi ve mutlu firmalar oluşturmayı amaçlar. Siz de hemen dijital dönüşümünüzü hızlandırmak için Flovo ile ilk adımı atın. Flovo tüm kurumsal sistemlerinize entegre, yapay zeka ve makine öğrenmesi destekli, yeni nesil mobil iş çözümleri platformumuz ile tüm iş süreçlerinizi zaman ve mekandan bağımsız olarak yönetin. Flovo.app linkini ziyaret ederek detaylı bilgi alın.

Diğer çözümlerimiz: Akıllı Masraf Yönetimi, Entegre Görevler, Denetim Yönetimi, Dağıtık Envanter Yönetimi

Dijitalleşmenin Muhasebe Alanına Etkisi

İşletmelerin en çok kağıt harcadığı alan muhasebe alanıdır. Muhasebe alanında kesilen faturalar dosyalanan evraklar hem çok maliyetli hem de çok yer kaplayan evraklardır. Bu evraklar dijitalleşme öncesinde çalışanlar için oldukça zor ve karışık bir hal almaktaydı. Sonrasında muhasebede bulunan fiş ve faturaların dijital ortamlara taşınması, çalışanla için işlerin kolaylaşmasını sağlamıştır.

Bu fayda hem firmanın masrafını azaltmakta hem de çalışanlara büyük faydalar sağlamaktadır. Çalışanlar açıcından düşünecek olursak; kişiler ofis dışında oldukları zaman ihtiyaç duydukları veri ve bilgilere mobil cihazlardan kolayca erişip, gerekli işlemleri hızlıca yapmaktadırlar.

Dijitalleşme sonucunda;

Dijitalleşen verilere daha kolay erişim sağlanır.

Tüm evraklar veya veriler daha kolay yorumlanabilir ve paylaşılabilir olmuştur.

Dijitalleşme tüm çalışan kesimin ve şirketin iş hayatını kolaylaştırdı.

Şirket yapısında para ve zaman tasarrufu sağlanmış olur.

Zamanla veriler daha da büyük bir hal alır.

Tüm insanlığın hayatını kolaylaştıran dijitalleşme sakladığı verilerden, yeni iş modelleri geliştirir.

Gelişen iş modelleri de yeni para kazanma yöntemleri sağlamış olur.